Borut Ramovš
Ko so nekateri v paniki iskali rešitve, da bi se v času karantene povezali s svojimi sodelavci ter z njimi opravljali tudi video klice, smo se uporabniki Teamsov le nasmehnili. Izkazalo se je, da sta tako Teams kot Skype odlično opravljala svojo nalogo in k sreči se ni pokazala nobena varnostna težava in s tem medijska pozornost, ki jo je bil, denimo, deležen Zoom.
Dejstvo je, da je Teams postala zrela in v praksi dobro preskušena rešitev, ki omogoča uporabnikom v podjetjih toliko stvari, da jih je kar težko zajeti v enem zapisu. Bom pa vseeno poskusil zajeti tiste najboljše.
“Če hočeš prodajati, najprej uporabljaj.”
Tak nasvet sem dal pred leti znancu, ki mi je potarnal, da vsi nekaj govorijo o teh Teamsih in da ne ve, če bi svojim strankam sploh prodajal. Mislim, da po dogajanjih zadnjega meseca to res ne bi smel biti več problem. Zagrabite torej Teamse za roge in ga ukrotite, da bo najprej čim bolj služil vam, nato pa se kar pogumno odpravite do vseh strank in jim smelo razložite, da vse kaže, da je Teams precej bolj varen za poslovno rabo kot pa konkurenčne storitve tipa Zoom.
Nekaj osnovne terminologije
Team – v njem združite vse, kar se tiče dela določenega teama.
Kanal (Channel) – je lahko tematsko zaokrožena celota v nekem teamu. Recimo: ustvarite si kanal Prodaja, v katerem združite vse, kar je vezano na prodajo v vašem podjetju, v kanalu Izobraževanje si udeleženci tima izmenjujejo stvari, ki so lahko koristne za pridobivanje znanja, v kanalu Zafrkancije pa dobijo mesto vse stvari, ki si jih ekipa izmenja, ko je treba razelektriti in sprostiti komunikacijo in bi drugače smetile na “resnih” kanalih.
Video klici, instant messaging in koledar
Te stvari so tudi v uporabniškem vmesniku nekako najbolj poudarjene. Instantno sporočanje ter koledar skupine sta v Teams že od samega začetka.
V preteklem letu pa se je Skype For Business povsem integriral v Teams in video klici so prav tako postali stvar, ki odlično deluje. Uporabniki, ki so navajeni drugih sistemov, bodo, žal, morali odmisliti omejitev, da na zaslonu lahko vidite največ štiri sogovornike, sistem pa prikazuje tiste, ki govorijo. No, ravno pred kratkim je Microsoft sporočil, da bo v zelo bližnji prihodnosti to omejitev nekoliko popravil.
Možnosti, ki jih imamo uporabniki znotraj konferenčnega klica, se tudi posodabljajo iz različice v različico. Zadnja novost je, da lahko izberete nekaj prednastavljenih ozadij. Zamegljevanje ozadja je možno že kar nekaj časa, a izbira ozadja je povsem sveža. Z nekaj telovadbe po datotečnem sistemu lahko tudi sami nalagate poljubne fotografije za ozadje.
Izkoristite tudi druge bombončke, ki so v Teams.
Teams je odlično integriran z Microsoft 365 (kakor se od konca aprila imenuje Office 365). To pomeni, da lahko v teams “pripeljete” dokumente, ki jih hranite v OneNote, v OneDrive, PowerBI, SharePoint in v ostalih storitvah znotraj ekosistema.
Posamezna skupina (Team) “živi” z najrazličnejšimi zavihki, v katerih so vsebine, ki so pomembne za delovanje skupine. Nekaj jih je nameščenih, vse ostalo pa lahko enostavno dodate s pritiskom na ikono +.
- Knjižnice dokumentov – datotek. Vanjo lahko zložite vse dokumente, ki jih vaša skupina potrebuje za delo. Gre za integracijo s SharePoint mesti. Ampak to še ni vse. Če imate dokumente tudi v Google Docs ali Dropboxu, lahko tudi te dokumente integrirate v Teams, lahko pa dodate tudi poljubno mesto v SharePointu. Zelo uporabno!
- Wiki in Najbrž ni prav veliko uporabnikov, ki obvlada način grajenja wiki strani (markdown), ampak če vam je ta način zapisovanja blizu in ste v njem hitri, lahko wiki zavihek uporabite denimo za hitro ustvarjanje zapisnikov sestankov. Če markdown ukazov niste vešči, so v veliko pomoč bližnjice v orodni vrstici in tako se vam ni potrebno ukvarjati s sintakso zapisov. Prednost Wiki načina je enostavno povezovanje različnih wiki strani ter izdelava hierarhije dokumentov.
OneNote pa je druga možnost, ki jo veliko uporabnikov že pozna in najbrž ni potrebno posebej zapisovati, čemu služi. Uporabna je predvsem takrat, ko je treba v zapiske kopirati vsebine iz najrazličnejših virov.
Če povzamem – tako Wiki kot OneNote sta odlično orodje za vodenje in zapisovanje sklepov sestankov. Nekje na internetu sem prebral zanimivo primerjavo. Če lahko rečemo, da je OneNote švicarski nožek, potem je Wiki skalpel. 🙂 - Pa ostale stvari? Kar precej najrazličnejših virov lahko pripeljete v zavihke. Pritisk na + razkrije to množico. Samo za okus prilagam zaslonsko sliko. Daleč od tega, da bi bile na njej naštete vse …
Ne smem pozabiti omeniti integracije z zunanjimi storitvami
Še pred kakšnimi desetimi leti smo bili v IT industriji priča “vzdrževanju vrtičkov”, z namenom, da le ne bi kdo podrl plota, ki so ga programerji postavili okrog programa ali storitve. A danes je, hvalabogu, situacija povsem drugačna. Storitve se znajo med seboj pogovarjati, izmenjevati podatke in tudi v Teamse lahko pripeljemo zunanje vire podatkov.
Povsem brez problema se torej lahko “konektate” s storitvami, kot so Jira, Asana, Evernote, Github, Adobe Creative Cloud, Zendesk, Zoho, Youtube in številnimi drugimi, da niti ne omenjam storitev iz Microsoft 365 bazena.
Manj kaosa v elektronski pošti
Mislim, da smo le informatiki tisti, ki znamo brez olepševanja povedati, da je elektronska pošta najbolj zlorabljana storitev v svetu.
Mnogi uporabniki samemu sebi pošiljajo linke v pošti, ne da bi pomislili, da so temu namenjeni zaznamki. Največji greh pa je, da elektronsko pošto uporabljajo kot priročno shrambo za datoteke. Temu pa elektronska pošta vsekakor ni namenjena. In nato smo še sysadmini na tapeti, ker je skupna velikost priponk omejena na tako neživljenjskih 35 MB.
Za vse to in še več, lahko uporabniki porabijo storitve, ki so na voljo znotraj Teams. In kar je najboljše: komunikacija v ekipi in podjetju bo postala pregledna.
Prednosti uporabe Teams pred nerezervirano zlorabo elektronskega poštnega predala so velikanske: vsi pogovori, vsa vsebina je indeksirana in shranjena za vedno, priponke in druge datoteke so vse na enem mestu, …
Zagotovo pa ste se tudi sami že znašli v situaciji, ko ste morali najprej kar presneto dobro razmisliti, kje boste iskali neko komunikacijo s sodelavcem ali partnerjem. Boste šli iskati med SMSje, v mail, v Gmail, v Viber, Skype, Whatsapp, FB Messenger, morda v LinkedIn Messenger?
Ko se enkrat odločite, da bo vsa komunikacija skupine samo še v Teams, napenjanje možganov in naporno iskanje odpade, saj je vse na enem mestu.
Posameznemu kanalu znotraj Teams lahko dodelite tudi elektronski naslov. Vse, kar bo priletelo nanj, bo avtomatično shranjeno v skupini. Zlobneži bi rekli, da je to ena lepa bližnjica za tiste, ki bi še vedno radi zlorabljali elektronsko pošto. 🙂
Teamsi so dostopni na vseh napravah
Okej, malo pretiravam. Če ste eden izmed tistih redkih, ki uporabljate dummy telefone na tipke, Teamsov ne boste mogli izkoristiti. Drugače pa je poskrbljeno tako za pametne telefone z iOS in Android, za tablice iz obeh omenjenih svatov, ter za praktično vse računalnike, ki jih lahko dobite na trgu.
Najbolj je seveda hitra in uporabna aplikacija na računalniku, a tudi ko te aplikacije nimate ali pa je nočete uporabljati, se lahko v Teams storitev prijavite prek spletnega vmesnika, ki je pravzaprav identičen tistemu v namizni aplikaciji.
Dva “productivity” trikca
Kako pritegniti pozornost sodelavca?
Večina vas je najbrž že opazila, da tudi Microsoftovi produkti prevzemajo najboljše prakse iz drugih rešitev, ki so se v svetu dobro obnesle. Mene je, denimo, pred časom izjemno pozitivno presenetila možnost uporabe @ ukaza znotraj Outlooka, saj mi je kar precej skrajšala čas pisanja elektronskih sporočil in na koncu pregledovanja, če sem v komunikacijo res vključil vse, ki bi morali biti navedeni. Pa še v Outlooku se mu ličen @ znakec prikaže ob sporočilu, da ve, da je bil omenjen.
Skratka, @ uporaben tudi znotraj Teams, ko želite nekoga opozoriti na nekaj oziroma ga omeniti na tak način, da ne bo spregledal. Dobil bo obvestilce in se ne bo mogel izgovarjati, da je spregledal kaj pomembnega.
“Slash” bližnjice
Teams je možno zelo priročno navigirati in upravljati z ukazno vrstico. Tisti, ki smo rasli v času, ko je prevladoval IRC, smo bili slash ukazov dobro navajeni in zato nam bo morda tak način upravljanja kar všeč. Žal je to trenutno s temi ukazi možno krmiliti Teamse le v aplikaciji za računalnike in na webu, na telefonu ne gre. Kar je po svoje logično.
Nekateri domujete precej bolj na tipkovnici, kot na miški in v tem primeru so slash ukazi ravno prava stvar. S preprostimi ukazi v obliki /ukaz lahko torej postorite marsikaj.
Napišem zapišem le nekaj najbolj uporabnih:
- /call – pokličete uporabnika
- /files – izpiše seznam vaših zadnje uporabljanih datotek
- /unread – seznam neprebranih aktivnosti
- /away, /available, /busy, /dnd – ukazi, s katerimi spreminjate vaš status znotraj Teams. Tisti zadnji je okrajšava za “do not disturb”, ostali so bolj razumljivi.
- /goto – pojdi na določen team ali na kanal.
